Cómo probar una recepcionista virtual con IA antes de contratarla

Prepara la llamada con la persona que atiende hoy

Elige con tu equipo una consulta frecuente y una que suele complicarse. Acordad qué debería escuchar el cliente, quién se haría cargo y dónde veríais el resultado. Usa nombres inventados, un teléfono del equipo y una agenda de pruebas. Para una consulta de horarios basta con indicar la sede. Para devolver una llamada puede hacer falta, además, un teléfono y el motivo.

Pide al proveedor que identifique qué parte de la demostración usa tu configuración, qué aplicación ha conectado y qué está simulando. Si vas a comparar dos ofertas, utiliza las mismas frases y el mismo destino en ambas.

Cinco llamadas para poner a prueba la demo

1. Un horario que depende de la sede. Pregunta «¿abrís el sábado?» y espera a que la recepcionista averigüe a qué sede te refieres. Comprueba su respuesta con el horario que entregaste. Luego pregunta por un festivo que no figura en esa información. Observa si reconoce la duda y ofrece una forma de resolverla.
2. Una transferencia a una persona. Di «quiero hablar con facturación». Coloca a un compañero en la extensión prevista. Comprobad que suena allí, que os oís al descolgar y qué información del motivo recibe tu compañero. Apunta si el cliente tiene que volver a explicar el asunto.
3. El mismo destino cuando nadie responde. Repite la llamada sin que nadie descuelgue. Escucha la alternativa que se ofrece. Si acordasteis devolver la llamada, pide a la persona responsable que abra la cola, bandeja o aplicación donde debería haber llegado el aviso. Comprueba que puede identificar a quién llamar y por qué.
4. Una cita con una corrección. Si contratas gestión de agenda, solicita una hora de prueba y cambia de idea antes de confirmar. Al colgar, comprueba en la agenda el día, la hora y la sede definitivos. Revisa también el primer hueco para detectar una posible duplicación. Si contratas solo recogida de solicitudes, el resultado esperado es un aviso pendiente que alguien pueda confirmar.
5. Una agenda que no responde. Pide que el proveedor simule el fallo en el entorno de prueba. Escucha qué entiende el cliente sobre el estado de su cita. La llamada pasa la prueba si el cliente sabe que queda pendiente y tu equipo encuentra la gestión con un responsable para resolverla.

Cómo comparar los resultados de dos proveedores

Copia esta ficha por cada llamada. Escribe lo que se oyó y lo que tu equipo pudo comprobar al otro lado. Una transferencia en directo y un aviso para devolver la llamada pueden servir a negocios distintos. Elige de antemano cuál necesitas durante el horario de atención.

• Situación y frase usada. Por ejemplo, una llamada a facturación cuando nadie descuelga en la extensión prevista.
• Resultado esperado. El cliente puede dejar un recado y sabe quién le devolverá la llamada.
• Resultado observado. Anota el mensaje que recibió el cliente, el destino efectivo del aviso y quién pudo abrirlo.
• Decisión. Marca «comprobado», «requiere ajustes» o «pendiente de demostrar». Si falta la conexión con tu agenda o centralita, pide que se concrete qué queda por configurar y qué llamada repetiréis para aceptarla.

Escoge el proveedor que demuestre las tareas imprescindibles para tu servicio. Si la devolución de llamadas es esencial, un aviso que nadie encuentra pesa más en la decisión que varias respuestas correctas sobre horarios.

Qué añadir a la prueba si utilizas una centralita 3CX

Pide que la llamada entre por el recorrido previsto para tu centralita y que se indique qué extensión o cola debe recibirla. Haz una prueba en horario de atención y otra con la regla de cierre activada. Anota qué funciones dependen de tu instalación de 3CX y cuáles corresponden al asistente o a la agenda conectada. Puedes preparar esa conversación con nuestra guía de IA en 3CX.

En PerséCom, EVA de voz atiende consultas administrativas y puede realizar las operaciones de agenda que se hayan integrado y verificado. Al pedir la demo, indica qué centralita y qué programa utilizas y trae una llamada que quieras resolver. Ver qué gestiones puede atender EVA de voz.