Cómo migrar tu centralita de empresa y conservar los números
Empieza por confirmar quién presta hoy el servicio de cada número. Si mantienes el operador, pregúntale cómo dirigirá las llamadas a la nueva centralita. Si cambias también de operador, pide al que recibe los números que confirme cuáles puede portar y en qué fecha se hará el cambio. Después, prepara una llamada de prueba para cada número que tus clientes conocen.
Por PerséCom ·
Antes del cambio, prepara una ficha por número
Empieza por los teléfonos que aparecen en la web, en las facturas y en las firmas de correo. Después contrasta tu lista con la del operador y con la configuración de la centralita. A veces el número de posventa suena en el mismo grupo que el principal y nadie recuerda que los clientes lo marcan directamente.
Para cada número, anota estos datos en el documento de trabajo de tu equipo.
- Qué hay que conservar. Número o rango, titular, operador actual, sede y servicios asociados a aquella línea. Pide al operador que confirme qué ocurrirá con esos servicios antes de tramitar una baja.
- Dónde debe terminar la llamada. Extensión, grupo o menú en horario de atención, recorrido fuera de horario y alternativa si nadie responde. Anota también qué número debe ver el cliente cuando le devolvéis la llamada.
- Quién dará el visto bueno. Una persona del equipo para atender la prueba, un responsable de telefonía para revisar la configuración y un contacto de operador para incidencias de numeración o ruta.
Si disponéis de un número provisional o de una ruta de prueba, ensayad el menú y las transferencias con la nueva centralita. Para la fecha acordada, preparad un teléfono alternativo que funcione por una vía independiente y decidid quién puede activar el desvío que admita el operador. Guardad las instrucciones y los contactos donde podáis consultarlos incluso si falla la telefonía de la oficina.
Durante el cambio, prueba el recorrido de ida y vuelta
Reserva dos teléfonos para las pruebas, uno de la empresa y otro externo. Cuando el operador confirme el cambio, recorred esta lista para cada número y anotad la hora, el resultado esperado, lo que sucedió y quién lo verificó.
| Prueba | Qué hacer | Qué debe poder confirmar el equipo |
|---|---|---|
| Entrada desde el exterior | Marca el número publicado desde un móvil externo. Si detectas un fallo, repite desde otra red disponible. | Suena el destino acordado para ese número, se puede descolgar y ambas partes se oyen. |
| Llamada saliente y devolución | Llama desde el puesto al móvil de prueba, apunta el número que muestra y devuelve la llamada a ese número. | Se presenta el número acordado con el operador y la devolución entra en el recorrido previsto. |
| Menú y transferencia | Marca la opción de un departamento y pide a quien atiende que te transfiera a otro puesto. | Descuelga el departamento elegido y la conversación continúa después de la transferencia. |
| Sin respuesta y con líneas ocupadas | Deja que venza el tiempo de respuesta. Después, con ayuda de compañeros, reproduce el nivel de ocupación que queréis probar. | En cada caso se oye el mensaje previsto y se alcanza el destino alternativo definido para esa situación. |
| Cierre y reapertura | Prueba la regla de fuera de horario en el entorno de pruebas o durante el cierre real. Vuelve a llamar al abrir. | Durante el cierre actúa la locución, el buzón o el desvío acordado. En horario de atención vuelve a sonar el puesto correcto. |
Si un número falla, acota la incidencia
Imagina que el número principal funciona y el directo de posventa suena en recepción. La persona que atiende podría comunicar «Desde el móvil de pruebas he llamado al directo de posventa, a las 10:15. Ha sonado recepción. El número principal sí entra en el menú correcto». Con ese dato, el técnico puede revisar qué número entrega el operador y qué destino le asigna la centralita.
Si las llamadas fallan desde una red y funcionan desde otra, conserva las dos horas de prueba y comunícaselas al operador. Si la llamada llega a su destino pero el audio solo se oye en un sentido, indícalo al responsable técnico. Cuando falle una ruta imprescindible, la persona designada coordinará la alternativa acordada y comprobará desde fuera que alguien puede atenderla. El operador debe confirmar qué cambios de ruta siguen disponibles en ese punto de la portabilidad.
Después, cierra cada número con quien lo atiende
Repasa las fichas con recepción y con cada departamento en el primer turno de actividad habitual. Marca los recorridos comprobados y deja las incidencias pendientes con responsable y próxima prueba. Si hay una alarma, un fax u otro equipo vinculado a la línea, acuerda su comprobación con quien presta ese servicio antes de retirar equipos o accesos antiguos.
Para preparar el cambio con PerséCom, basta indicar en una primera consulta cuántas sedes, números y recorridos utilizáis y si también vais a cambiar de operador. Podemos revisar el alcance de la nueva centralita y la coordinación de la portabilidad y las líneas de voz.