Cómo organizar las llamadas de dos sedes con una centralita virtual
Empieza por una llamada concreta. Cuando alguien marca el número de una sede y allí nadie contesta, ¿debe atender la otra oficina o conviene tomar un mensaje? La respuesta depende de quién está trabajando a esa hora y de qué puede resolver por teléfono. Un mapa por número, horario y destino permite configurar una centralita multisede y comprobar después si funciona como necesitas.
Por PerséCom ·
Un número por oficina o una entrada común
Si tus clientes llaman a su oficina habitual para recoger un pedido, conserva esa referencia al diseñar el recorrido. Con un número por sede puedes enviar la primera llamada al equipo local. Si anuncias un único número para toda la empresa, decide qué dato permite elegir el destino. Una opción es que responda un equipo común. Otra es ofrecer un menú corto si quien llama distingue fácilmente entre las dos opciones.
Un ejemplo que puedes llevar a recepción
Imagina dos oficinas con números propios. La oficina Norte abre de 8 a 16 y la oficina Sur, de 10 a 18. Acordaron que la sede abierta puede consultar pedidos de ambas. Para una recogida presencial en la sede cerrada, quien atiende puede indicar cuándo volverá a abrir. Esta sería su ficha para el número de Norte.
| Cuándo entra la llamada | Primer destino | Si nadie contesta |
|---|---|---|
| 09:00 · Solo abre Norte | Recepción Norte. | Mensaje y buzón de Norte tras la espera acordada. |
| 11:00 · Ambas abiertas | Recepción Norte. | Tras 20 segundos, recepción Sur. Si tampoco atiende, buzón de Norte. |
| 17:00 · Solo abre Sur | Recepción Sur, que identifica que se ha marcado Norte. | Buzón de Norte para que su equipo pueda devolver la llamada. |
| 19:00 · Ambas cerradas | Locución de cierre con el horario de Norte. | Opción de dejar mensaje si así se anuncia. |
Haz la ficha equivalente para el número de Sur. Escribe también quién revisa cada buzón y qué ocurre en un festivo local. Si Sur cierra por fiesta mientras Norte trabaja, la ruta de respaldo de Norte debe saltarse Sur ese día. En 3CX, el calendario que se aplica depende del departamento al que pertenece el destino. Configuración de horarios y festivos en 3CX.
Cómo probar el desbordamiento entre sedes
- Marca cada número desde fuera. Comprueba quién descuelga primero y si sabe a qué oficina quería llamar el cliente.
- Deja sonar Norte con las dos oficinas abiertas. Cronometra el salto a Sur y habla con la persona que atienda. Repite con todos los puestos de Norte ocupados para comprobar también ese escenario.
- Deja las dos recepciones sin respuesta. Comprueba que la llamada termina en el buzón previsto y que el mensaje llega al equipo que debe devolverla. Una ruta circular entre las dos oficinas puede hacer esperar indefinidamente a quien llama.
- Ensaya el festivo y la vuelta al horario normal. Usa un número de pruebas o una ventana acordada. Anota para cada llamada el destino esperado, el real y el mensaje oído.
Para valorar una centralita virtual para empresas con varias sedes, prepara los números publicados, los calendarios locales y una de estas fichas por recepción.