Cómo comparar presupuestos de centralita virtual para empresas
Pide a cada proveedor que calcule el coste de atender las mismas llamadas durante doce meses. Dale el número de personas que usarán la centralita, cuántas conversaciones externas coinciden en la hora punta, qué números quieres conservar y a qué destinos llamas. Con esos datos podrás ver qué incluye cada cuota y cuánto pagarás por lo que queda fuera.
Por PerséCom ·
Una plantilla para pedir dos ofertas comparables
Puedes copiar esta tabla y pedir que te la devuelvan cumplimentada. Anota al lado de cada partida la cantidad incluida, la unidad de cobro y el importe. Si falta un dato que necesitas, márcalo como pendiente antes de sumar.
| Partida | Lo que debes indicar | Lo que debe concretar cada oferta |
|---|---|---|
| Puestos y llamadas simultáneas | Personas que atienden, sedes y máximo de llamadas externas a la vez, tanto entrantes como salientes. | Extensiones incluidas, capacidad del operador y de la centralita, coste de ampliarlas y qué sucede con la siguiente llamada si están ocupadas. |
| Números y cambio de operador | Cuántos números conservas, cuántos incorporas y cuándo puedes hacer el cambio. | Cuota por número, costes de portabilidad, responsable de la transición y pruebas de entrada y salida. |
| Llamadas salientes | Minutos de una factura representativa, separados por fijos, móviles e internacionales. | Destinos cubiertos, si los minutos se comparten, precio del exceso y posibles costes por iniciar una llamada. |
| Implantación y equipos | Teléfonos que quieres reutilizar, horarios, colas y aplicaciones que necesitas conectar. | Licencias, alojamiento, terminales, configuración, formación y quién hará las pruebas. Separa alta, compra, alquiler y suscripción. |
| Soporte y continuidad | Horario en que la empresa necesita atención y destino alternativo si una sede pierde conexión. | Quién atiende una avería, en qué horario, plazo de primera respuesta, cambios incluidos y cómo se probará el desvío. |
| IA, si la necesitas | Una tarea concreta, como clasificar llamadas, transferirlas a una persona o consultar una agenda. | Licencia, integración inicial, minutos o uso incluidos, precio del exceso y qué pasa si la gestión requiere intervención humana. |
Un ejemplo con seis personas y dos números
Imagina una empresa con seis personas que atienden llamadas, dos números publicados y un máximo de tres conversaciones externas simultáneas. En un mes habitual llama 300 minutos a fijos y 600 a móviles nacionales. Recibe estas dos ofertas ficticias.
- Oferta A. Incluye seis extensiones, tres llamadas externas simultáneas, un número y dos bolsas independientes de 400 minutos, una para fijos y otra para móviles. Para comparar el mes completo hay que sumar un segundo número y 200 minutos de móvil fuera del bono. Los 100 minutos de fijo que sobran se quedan en su bolsa.
- Oferta B. Incluye seis extensiones, dos números y una bolsa compartida de 900 minutos a fijos y móviles nacionales. Cubre el consumo del ejemplo. Falta confirmar por escrito que admite tres conversaciones externas simultáneas y cuánto costaría alcanzar esa capacidad si hiciera falta ampliarla.
Con los cuatro importes sobre la mesa —cuota, números adicionales, exceso de minutos y capacidad adicional— ya puedes comparar el funcionamiento mensual. Después incorpora a cada oferta su implantación y soporte. Antes del cambio, prueba qué escucha una cuarta persona que llama mientras hay tres conversaciones en curso.
Cuánto cuesta el primer año y cuánto cuesta renovar
Coste del primer año = pagos iniciales + cuotas de los doce meses + consumo previsto fuera de los bonos. Incluye la compra de equipos o su alquiler en la partida que corresponda y aplica el mismo criterio de IVA en ambas ofertas. Suma por separado los meses con descuento y los meses a precio ordinario.
Haz un segundo cálculo para el año siguiente usando las condiciones de renovación y retirando los pagos únicos. Si en verano duplicas las llamadas, calcula el exceso con los minutos de esos meses. Los minutos que quedaron libres en enero solo podrán compensar los de agosto si el contrato prevé esa acumulación.
Qué enviar para recibir una propuesta de PerséCom
Con un resumen de puestos, números, llamadas simultáneas y minutos por destino podemos revisar la implantación y el soporte de tu centralita virtual. Basta con totales de actividad para esta primera conversación. Si tu equipo todavía está definiendo cómo quiere atender, puede empezar por la guía para elegir una centralita.